Papierlos Glücklich

Ein sehr lange von mir gehegter Wunsch war es, das alltägliche Papierchaos welches in Form von Briefen, Notizen o.ä. über einen herein bricht zu bändigen.
Dazu bedarf es ein wenig Hardware, ein wenig Software und einem kleinen Workaround.

Die Hardware

Eigentlich alles was von Relevanz und auf Papier gedruckt ist, fliegt in meinen Fujitsu SnapScan ix500 der frisst vom einfachen A4 Format bis hin zur Visitenkarte alles, was man ihm in den Papierschacht wirft. Ein Traum!
Dazu kommen noch zwei stink-normale Ablagekästen, das war es auch schon.

Die Software

Hier benötige ich folgende Programme:

Unter OS X:

Unter iOS:

Workaround

In der Regel landet alles an Papier in meiner “Zum Scannen“-Ablage. Einmal die Woche wird diese dann Stück für Stück durch den ix500 gejagt, hierzu kommt meist das iPad, oder das iPhone mit der ScanSnap Connect App zum Einsatz. Als Scan-Format empfiehlt sich: PDF, bei höchster Kompression und in Graustufen. Das reicht vollkommen.
Vom ScanSnap aus schiebe ich die Dokumente dann in meinen Ordner ‘ScanInbox‘, welcher sich per Bittorrent Sync mit dem entsprechenden Pendant auf dem Mac unterhält.
Jetzt kommt Hazel zum Einsatz. Eine Regel überwacht den Ordner ‘ScanInbox‘, sobald hier PDF Dateien abgelegt werden, werden diese per folgendem AppleScript an PDFPen weitergeleitet:

tell application "PDFpen 6"
open theFile as alias
tell document 1
ocr
repeat while performing ocr
delay 1
end repeat
delay 1
close with saving
end tell
tell application "PDFpen 6"
quit
end tell
end tell

Durch dieses kleine Script werden die PDF-Dateien per OCR (Texterkennung) für Spotlight durchsuchbar gemacht.
Im Anschluss werden die Dateien per Hazel in ein Folder Namens ‘ToProgress’ verschoben und weiterverarbeitet. Dabei werden immer wiederkehrende Dateien anhand ihres Inhaltes entsprechend umbenannt. So wird zum Beispiel die monatliche Telefonrechnung von Vodafone direkt in: ‘Vodafone – iPhone – Monat’ umbenannt und ein entsprechendes Verzeichnis in der Dropbox abgelegt.
Da ich generell kein Freund davon bin alle, meine Daten direkt der NSA und Co preiszugeben sind eben diese Verzeichnisse mit Hilfe von Boxcryptor verschlüsselt. o ist sichergestellt, dass niemand ausser mir lesenden Zugriff auf diese Dateien bekommt  – gerade weil alles bei mir gescannt wird,  (Auch Versicherungs-Policen o.ä.) ist mir dieser Punkt besonders wichtig.

Zur automatischen Datei-Benennung mittels Hazel ist noch zu sagen, dass hier der Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. Schaut euch eure gescannten Dokumente genau auf wiederkehrende Begriffe an, diese lassen sich in der Regel leicht dank OCR erkennen und die Datei entsprechend weiterverarbeiten. Je mehr Vorarbeit ihr hier leistet, desto weniger Arbeit habt ihr in der Nachbearbeitung. Die Dateien, die nicht automatisch weiterverarbeitet werden, benenne ich ‘per Hand’ um und sortiere sie in ihre entsprechenden Ordner.

Wie ihr seht – alles recht simpel, die benötigte Software ist zwar nicht ganz billig, aber gerade Hazel und Boxcryptor sind Ihr Geld allemal wert!

BoxCryptor-Verschlüsselte Verzeichnisse via Spotlight Indexieren lassen

Rechnungen und Korrespondenzen werden bei mir mit optischer Texterkennung (OCR) gescannt. Im Anschluss verschiebt Hazel diese Dateien in einen BoxCryptor-Verschlüsselten Container in meiner Dropbox.

Um diese Dateien durch Spotlight Indexieren zu lassen muss vorher bei BoxCryptor das entsprechende Feature manuell angeschaltet werden:

1. BoxCryptor starten und den “Erweiterten Modus” aktivieren.

2. Falls Euer Verzeichnis bereits gemouted ist, bitte unmounten.

3. Beim erneuten Mounten des Verzeichnisses in den Einstellungen “Spotlight
aktiveren”.

Hier den Haken setzen und schon wird Spotlight in Zukunft euer Verschlüsseltes Verzeichnis durchsuchen.

4. Kurz warten, oder den Spotlight Index “von Hand” starten.

Ihr solltet euch aber über die Konsequenzen im klaren sein. Ab sofort kann jeder der Zugriff zu Eurem Mac hat, via Spotlight alle Metadaten Eurer geschützten Dateien auslesen.

Hazel und die Unter(-Ordner)

Hazel, das Tool der Wahl wenn es um Erledigungen von Daily-Jobs am Mac geht, hat eine kleine Eigenheit über die ich die letzten Tage gestolpert bin.
Der Umgang mit Unter(-Ordnern) klappt nämlich erst mit ein bisschen Überredungskunst.
In meinem Fall wollte ich Bilder, die in mehreren Unterordnern lagen, in einen Ordner zusammenführen und habe dies mit folgender Regel versucht.

Regel: Bilder Selektieren

Das hat allerdings nicht richtig funktioniert, da immer der Unterordner UND das darin befindliche Bild kopiert wurden.
Nach ein bisschen Herrumprobieren die Lösung:
Man sollte als erstes eine Regel erstellen die die Ordner selektiert und diese an die erste Stelle setzen. Alle nachfolgenden Regeln greifen dann im Kontext der Ersten auf das Verzeichnis zu.

Regel: Ordner zuerst.

Somit klappte dann auch das Bildersortieren hervorragend.

Mac Apps Volume II

Nachdem der erste Klausur-Stress bei mir vorbei ist kommt hier der versprochene zweite Teil meiner “Must-Have”-Mac Apps.

TextExpander Icon TextExpander

Wer viel und oft schreibt wird TextExpander lieben. Mit diesem Tool ist es möglich Systemweite Textkürzel zu definieren. So erzeugt zum Beispiel die Eingabe von “,em” meine vollständige eMail-Adresse, oder “,html” ein komplettes HTML Grundgerüst mit allem was dazu gehört. Auch ganze Formular-Vorlagen sind möglich.
Weitere Infos & Ideen gibt es hier:
Smile Software
– NetTut+ (Speziell für Webworker)
MOSX Tumblelog von Andreas Zeitler


MoomIcon Moom

Wieder eine App, die in die Kategorie “Klein und Nützlich” fällt. Mit Moom könnt Ihr die Fenster-Position Eurer laufenden Programme nach Belieben verändern. So ist es zum Beispiel möglich, durch das Ziehen eines Fensters an den linken Bildschirmrand, dieses auf halbe Bildschirmbreite zu erweitern. Das ganze macht um so mehr Spaß, wenn man es mit Keyboard-Shortcuts steuert.


Hazel Hazel

Das App-Icon sagt schon einiges, Hazel ist das Mittel der Wahl, wenn es ums Aufräumen von Dateien am Mac geht. Vorweg, dieses kleine Programm ist verdammt mächtig. Mit Ihm hat man die Möglichkeit Apps mit den gleichen Einstellungen an mehreren Mac´s zu nutzen, in dem man die jeweiligen Dateien von Hazel über die Dropbox synchronisieren lässt. (Hier ein Beispiel für Keyboard Maestro)

Bei mir räumt Hazel den Download-Ordner automatisch auf, entpackt Dateien, verschiebt Apps in den Application-Folder uvm.
Unbedingt empfehlen möchte ich Euch das Tutorial von MacOSXScreencasts. Dort findet man nicht nur nützliche Tipps und Tricks, sondern bekommt nebenbei das Programm in Gänze erklärt. Eine lohnende Investition!

Als nächstes stelle ich euch 1Password, nvAlt und Fantastical vor.