Goodbye Boxcryptor. Hello DEVONthink

Fri, 03 Feb 2017 12:00:00 +0100

Zuerst eine Klarstellung: Normalerweise wäre dieser Artikel hier nie entstanden. Mit Boxcryptor bin ich nämlich sehr zufrieden. Es gibt da nur eine Sache, die mich nachhaltig stört.

Das Indexieren von Dateien klappt nur mittelprächtig gut und als jemand der eigentlich nur noch Dateien sucht, ist dies ein essentieller Bestandteil meines täglichen Workflows.

Ein weiterer Grund, dass dieser Artikel hier hätte nie geschrieben werden sollen: Ich bin kein Freund von proprietären Lösungen. Ich bevorzuge immer Dateiformate und Programme, die es mir erlauben, von überall und mit einfachen Mitteln auf meine Dateien und Inhalte zuzugreifen. In diesem Fall ist das aber anders, ich bin bei DEVONthink gelandet (DT), dieses Tool hat mich sehr schnell davon überzeugt, von meinem Konzept abzuweichen.

Der Ursprung

Wie eingangs bereits geschrieben, ist Boxcryptor ein solides und gut funktionierendes Stück Software. Abgesehen vom iOS Client, der hier und da seine schwächen zeigt, hat die macOS Version immer das gemacht, was sie sollte. Mithilfe von Boxcryptor wurde ein komplettes Verzeichnis in der Dropbox verschlüsselt und somit vor neugierigen Blicken geschützt. Schließlich lagern hier Versicherungspolicen, Lohnabrechnungen und Notizen, die nicht jeden was angehen. Ihr erinnert euch? Ich bin komplett Paperless unterwegs. Da Dropbox bei mir jedoch keine Rolle mehr spielt und stattdessen nextCloud mein Cloud-Dienst der Wahl geworden ist, kamen hier die ersten Probleme auf mich zu. Boxcryptor unterstützt zwar WebDAV, aber das funktioniert lange nicht so gut wie die Integration von Dropbox und letzteres kommt mir nicht mehr ins Haus…

Auch hat mich zunehmend genervt, dass meine Frau keine Möglichkeiten hatte, schnell Online nach wichtigen Dokumenten zu schauen 1.
Es musste also eine Lösung her.

Die Lösung

Die kam in Form von DEVONthink Pro Office daher. Von DT habe ich in der Vergangenheit schon viel gutes gehört, es aber mangels konkreten Einsatzzweckes nie genutzt. Das hat sich schlagartig geändert nachdem ich die Trial Version getestet hatte.

In DT kann man, ähnlich wie in Evernote, so ziemlich alles ablegen, was einem einfällt. Kombiniert mit verschiedenen Datenbanken, die erstellt werden können, ergeben sich Möglichkeiten der Datenablage, die nahezu unbegrenzt sind. Die absolute Stärke dieser Software liegt in der Suche. Mir ist es bis heute noch nicht gelungen, etwas nicht wiederzufinden und das ohne eine umständliche Ordnerhierachie. Die Suche in einer bestimmten Datenbank (mehr dazu in einem gesonderten Post) liefert immer ein valides Ergebnis.

Aber es ist eine proprietäre Lösung! Stimmt. Aber DT erlaubt es per Drag & Drop die abgelegten Daten zu exportieren und nervt nicht mit unkonventionellen Dateiformaten. Von daher sehe ich das nicht mehr so eng. Und das beste kommt ja noch.

DEVONthink to go

Der iOS Client funktioniert “like a charm” Es können die Datenbanken selektiert werden, die synchron gehalten werden sollen. Es wird hierbei nicht die komplette Datenbank auf das iOS Gerät geschaufelt, sondern nur ein Index inkl. Thumbnails abgelegt. Möchte man die entsprechende Datei anschauen, reicht ein Klick auf Download und sie ist sofort da.

Stichwort Synchronisation. Hier hat DT eine eigene Lösung zum ablegen und Verschlüsselung der Datenbanken entwickelt, wie es mit der Verschlüsselung im Detail aussieht, kann ich nicht beurteilen, erste Versuche draufzuschlagen und sie zu umgehen, hat die Software jedoch erfolgreich vereitelt.

Der Cloud-Speicher liegt in meiner nextCloud. Die Einrichtung funktioniert ebenfalls schnell und problemfrei. Selbstredend ist die Suche unter iOS genauso gut wie unter macOS.

Das derzeit einzige Manko, was ich an DT gefunden habe, ist die Optik. Die macOS App kommt etwas sehr altbacken daher. Aber lieber habe ich eine Software, die funktioniert, als eine, die gut aussieht, dafür aber nichts brauchbares liefert.

Auch sollte der Preis erwähnt werden, wer gute Software braucht, investiert in die macOS Version rund 140 Euro und in den iOS Client nochmals rund 15 Euro.

Habt Ihr auch Erfahrungen mit DT gemacht, wenn ja welche?

Diasclaimer: Eine Sharing funktion gibt es in BC, die ist aber erst mit dem deutlich teureren Business Tarif möglich. ↩

Papierlos Glücklich

Wed, 17 Sep 2014 16:24:38 +0200

Ein sehr lange von mir gehegter Wunsch war es, das alltägliche Papierchaos welches in Form von Briefen, Notizen o.ä. über einen herein bricht zu bändigen.
Dazu bedarf es ein wenig Hardware, ein wenig Software und einem kleinen Workaround.

Die Hardware

Eigentlich alles was von Relevanz und auf Papier gedruckt ist, fliegt in meinen Fujitsu SnapScan ix500 der frisst vom einfachen A4 Format bis hin zur Visitenkarte alles, was man ihm in den Papierschacht wirft. Ein Traum!
Dazu kommen noch zwei stink-normale Ablagekästen, das war es auch schon.

Die Software

Hier benötige ich folgende Programme:

Unter OS X:

Unter iOS:

Bittorent Sync
ScanSnap Connect

Workaround

In der Regel landet alles an Papier in meiner “Zum Scannen“-Ablage. Einmal die Woche wird diese dann Stück für Stück durch den ix500 gejagt, hierzu kommt meist das iPad, oder das iPhone mit der ScanSnap Connect App zum Einsatz. Als Scan-Format empfiehlt sich: PDF, bei höchster Kompression und in Graustufen. Das reicht vollkommen.
Vom ScanSnap aus schiebe ich die Dokumente dann in meinen Ordner ‘ScanInbox‘, welcher sich per Bittorrent Sync mit dem entsprechenden Pendant auf dem Mac unterhält.
Jetzt kommt Hazel zum Einsatz. Eine Regel überwacht den Ordner ‘ScanInbox‘, sobald hier PDF Dateien abgelegt werden, werden diese per folgendem AppleScript an PDFPen weitergeleitet:
\ tell application "PDFpen 6"\ open theFile as alias\ tell document 1\ ocr\ repeat while performing ocr\ delay 1\ end repeat\ delay 1\ close with saving\ end tell\ tell application "PDFpen 6"\ quit\ end tell\ end tell\
Durch dieses kleine Script werden die PDF-Dateien per OCR (Texterkennung) für Spotlight durchsuchbar gemacht.
Im Anschluss werden die Dateien per Hazel in ein Folder Namens 'ToProgress' verschoben und weiterverarbeitet. Dabei werden immer wiederkehrende Dateien anhand ihres Inhaltes entsprechend umbenannt. So wird zum Beispiel die monatliche Telefonrechnung von Vodafone direkt in: ‘Vodafone - iPhone - Monat’ umbenannt und ein entsprechendes Verzeichnis in der Dropbox abgelegt.
Da ich generell kein Freund davon bin alle, meine Daten direkt der NSA und Co preiszugeben sind eben diese Verzeichnisse mit Hilfe von Boxcryptor verschlüsselt. o ist sichergestellt, dass niemand ausser mir lesenden Zugriff auf diese Dateien bekommt – gerade weil alles bei mir gescannt wird, (Auch Versicherungs-Policen o.ä.) ist mir dieser Punkt besonders wichtig.

Zur automatischen Datei-Benennung mittels Hazel ist noch zu sagen, dass hier der Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. Schaut euch eure gescannten Dokumente genau auf wiederkehrende Begriffe an, diese lassen sich in der Regel leicht dank OCR erkennen und die Datei entsprechend weiterverarbeiten. Je mehr Vorarbeit ihr hier leistet, desto weniger Arbeit habt ihr in der Nachbearbeitung. Die Dateien, die nicht automatisch weiterverarbeitet werden, benenne ich ‘per Hand’ um und sortiere sie in ihre entsprechenden Ordner.

Wie ihr seht - alles recht simpel, die benötigte Software ist zwar nicht ganz billig, aber gerade Hazel und Boxcryptor sind Ihr Geld allemal wert!

BoxCryptor · Alexander Neng